Los avances tecnologicos están transformando profudamente la sociedad. La Informática, la ofimática y las telecomunicaciones están dando lugar a nuevos y variados productos, obligando de esta forma a una revisión de los sistemas de dirección. Los cambios en la tecnología están afectando, en gran medida, a todas las empresas y a una elevada proporción de puestos de las mismas; como consecuencia, la Función de Personal tiene un doble motivo de cambio, puesto que se ve afectada, tanto por dichas tecnólogías, como por las nuevas exigencias directivas.
Hoy en día es vital que una empresa cuente con un Sistema de Información de Recursos Humanos que sea soporte de cualquier toma de decisión atinente a la gestión de personal y a su organización dentro de la empresa.
Informatizar el procesamiento de la información sistematizada de Recursos Humanos de la empresa permite acumular en un mismo software una serie de insumos atinentes al manejo del personal y a su modo de organizarlo en función de las metas y objetivos que la empresa se haya trazado. Dicho software de manejo de personal opera en conjunto a una base de datos del personal con toda la información referida a los empleados de que dispone la empresa en todos sus niveles organizacionales.
Un Sistema de Información de Recursos Humanos es un software donde se obtienen datos entregados por los empleados, del ambiente interno y externo de la organización, y del complejo y multifacético entorno que afecta la actividad empresarial de dicha organización. Su finalidad es la de facilitar a la gerencia de la empresa información procesada y actualizada en formato electrónico a aplicar en instancias de evaluación y diagnóstico de su fuerza de trabajo, de sus fortalezas y debilidades en cuanto al modo en que están organizados los empleados, y de las características del mercado laboral al cual acudir en situaciones de búsqueda de nuevo personal. Se trata de una herramienta que sirva de soporte en la toma de las mejores decisiones posibles a nivel de la gestión de Recursos Humanos de la empresa.
LAS PRINCIPALES FUENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RRHH
Bancos de Datos de Recursos Humanos
Reclutamiento y selección de personal
Entrenamiento y desarrollo de personal
Evaluación del desempeño Administrador de salarios
Registros y controles de personal, respecto de fallas, atrasos, disciplina, etc.
Estadísticas de personal Higiene y seguridad
Diferentes áreas de la Administración de Recursos Humanos de la empresa
Reclutamiento y selección de personal
Entrenamiento y desarrollo de personal
Evaluación del desempeño Administrador de salarios
Registros y controles de personal, respecto de fallas, atrasos, disciplina, etc.
Estadísticas de personal Higiene y seguridad
Diferentes áreas de la Administración de Recursos Humanos de la empresa
Las principales fuentes de datos externas de las que se nutre un Sistema de Información de RRHH
son:
LOS PRINCIPALES CONTENIDOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RRHH
Un sistema de tales características ingresa datos de variadas fuentes internas y externas, las procesa y hace su tratamiento informatizado correspondiente, y produce salidas de información (outputs) relacionadas con distintos contenidos fundamentales sobre los que gira dicho sistema. Tales salidas de información constituyen listados, documentados, estadísticas, índices, informes, y demás insumos, con los que el departamento de RRHH de la empresa podrá orientar con mayor grado de certeza el proceso de toma de decisiones atinentes al manejo integral de su personal.
Los contenidos principales sobre los que el sistema opera y procesa información son:
Reclutamiento y selección de personal
Higiene y seguridad laboral
CARACTERÍSTICAS QUE DEBE TENER UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RRHH
1. Debe cubrir todas las necesidades de información del administrador de RRHH de la empresa.
2. Debe ser totalmente integrado
Esto significa que sus distintos módulos temáticos deben estar interconectados entre sí, de modo que la variación en uno de ellos provoca modificaciones automáticas en los restantes. Supongamos por ejemplo, que la empresa incorpora un nuevo empleado. Este ingreso ya genera la incorporación automática de este nuevo empleado a la planilla de personal de la empresa y a la de trámites administrativos del personal, implica variantes en la descripción de cargos (cada empleado tiene sus características personales, su formación académica y profesional, competencias, destrezas y habilidades desarrolladas distintas a la de otros empleados de la empresa, etc.) supone sumar un nuevo caso al listado de quienes son sujeto de evaluación de desempeño y procesar los resultados de la inducción del empleado a tal instancia de evaluación, así como incorporar las necesidades de capacitación y desarrollo profesional que el nuevo empleado trae consigo.
3. Debe ser flexible
Debe permitir consultas de distinto tipo, y que procesar la información rica y variada en distintos módulos del sistema no implique una tarea inaccesible para la gerencia o personal administrativo de la empresa.
4. Debe ser modular
Si bien es importante que exista la posibilidad de interrelacionar las distintas áreas operativas del sistema, también es valioso que exista independencia de cada uno de los módulos que constituyen el sistema. El software de manejo de personal que la empresa adquiera debe dar la posibilidad de incorporar los módulos de modo independiente.
5. Debe ser seguro
El sistema debe ser seguro en términos de usuarios, de integralidad de los datos y de acceso a la base de datos. Por ejemplo, debe permitir definir a qué módulos del sistema y a realizar qué clase de operaciones tienen derecho los distintos usuarios. Debe contener los procedimientos internos de control y auditoría del sistema. Este aspecto de la seguridad del sistema es clave, fundamentalmente porque hoy en día tales sistemas de información son procesados por un mayor número de usuarios desde terminales informáticas diferentes, y al mismo tiempo.
VENTAJAS Y LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RRHH
El uso adecuado de un sistema de tales características tiene como ventajas fundamentales:
a) una gestión integral del personal con el que cuenta la empresa, enfatizando en aspectos de eficacia, eficiencia y rentabilidad.
b) un mayor compromiso y motivación del personal en la medida en que sepa qué tan importante es su persona y su rol en el funcionamiento de la empresa.
c) una actualización permanente de todo lo relacionado con el manejo de los recursos humanos de la empresa, con respaldo informático y minimizando al máximo el material impreso.
Esta rica herramienta puede presentar limitaciones, y por tanto no alcanzar sus cometidos, si se cometen errores como los que mencionamos a continuación:
•
Escasa comunicación entre Recursos Humanos y Sistema de Información.
•
Metas y objetivos pocos claros.
•
Resolución de problemas equivocados.
•
Escaso involucramiento del usuario.
•
Falta de expertos en informática.
•
Expectativas poco realistas.• Falta de flexibilidad y adaptabilidad.
A modo de conclusión, corresponde precisar que el éxito en los sistemas de información de
Recursos Humanos depende de la adecuada planificación del sistema, que requerirá una correcta
comunicación entre usuarios y personal informático.
Metas y objetivos pocos claros. Resolución de problemas equivocados. Escaso involucramiento del usuario. Falta de expertos en informática. Expectativas poco realistas. Falta de flexibilidad y adaptabilidad.Reclutamiento y selección de personal Trámites administrativos de personal Descripción y análisis de cargos Evaluación de desempeño Desarrollo y capacitación laboral empleados Administración de salarios, beneficios sociales y compensaciones Plan de carreras Higiene y seguridad laboral 
Un sistema de Información de Recursos Humanos utiliza, como fuentes de datos internas, elementos
suministrados por:
